Jak przygotować informację prasową

Informacja prasowa to kluczowe narzędzie w arsenale każdego specjalisty ds. public relations. Jej celem jest przekazanie mediom ważnych informacji o Twojej firmie, produkcie lub wydarzeniu. Dobrze przygotowana informacja prasowa może zapewnić Ci cenne publikacje i zwiększyć rozpoznawalność Twojej marki.
W naszej sieci portali 101 miast uruchomiliśmy darmowe biuro prasowe, gdzie można wysyłać informacje prasowe.

1. Określ cel i grupę docelową

Zanim zaczniesz pisać, zastanów się:

• Jaki jest główny cel Twojej informacji prasowej? (np. informacja o nowym produkcie, wydarzeniu, zmianie w firmie)
• Do kogo kierujesz swoją informację? (np. dziennikarze branżowi, lokalne media, blogerzy)
• Jakie korzyści przyniesie Twoja informacja odbiorcom?

2. Wybierz odpowiedni temat

Informacja prasowa powinna dotyczyć istotnych i interesujących tematów, takich jak:

• Premiera nowego produktu lub usługi: Opisz innowacyjne cechy, korzyści dla klientów i datę premiery.
• Organizowanie wydarzenia: Poinformuj o konferencji, targach, warsztatach lub innych wydarzeniach, które organizujesz.
• Osiągnięcia firmy: Podziel się sukcesami, nagrodami, certyfikatami lub innymi ważnymi osiągnięciami.
• Zmiany w firmie: Poinformuj o zmianach w zarządzie, fuzjach, przejęciach lub innych istotnych zmianach.
• Działania CSR: Podziel się informacjami o działaniach społecznych, charytatywnych lub ekologicznych, które podejmuje Twoja firma.

3. Przygotuj strukturę informacji prasowej

Informacje przeznaczone dla mediów powinny mieć klarowną i logiczną strukturę:

• Nagłówek: Krótki, chwytliwy i informacyjny nagłówek, który przyciągnie uwagę dziennikarzy.
• Lead: Pierwszy akapit, który zawiera najważniejsze informacje (kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego, jak).
• Rozwinięcie: Szczegółowe informacje, cytaty, dane statystyczne, opisy produktów lub usług.
• Informacje o firmie: Krótki opis firmy, jej misji i wartości.
• Dane kontaktowe: Imię i nazwisko osoby kontaktowej, numer telefonu, adres e-mail.
• Zdjęcia i materiały wideo (opcjonalnie): Dodaj wysokiej jakości zdjęcia lub filmy, które uatrakcyjnią Twoją informację.

4. Napisz jasnym i zwięzłym językiem

• Używaj prostego i zrozumiałego języka, unikaj żargonu i skomplikowanych sformułowań.
• Skup się na faktach, unikaj subiektywnych opinii i reklamowych sloganów.
• Stosuj zasadę odwróconej piramidy: najważniejsze informacje na początku, mniej istotne na końcu.
• Sprawdź tekst pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych.

5. Przykłady tematów i form informacji prasowej

• Premiera nowego produktu:
  • Tytuł: „Innowacyjny smartwatch [nazwa] rewolucjonizuje rynek urządzeń mobilnych”
  • Lead: „Firma [nazwa] wprowadza na rynek nowy smartwatch [nazwa], który łączy zaawansowane funkcje monitorowania zdrowia z eleganckim designem.”
• Organizowanie wydarzenia:
  • Tytuł: „Konferencja [nazwa] zgromadzi liderów branży [branża] w [miasto]”
  • Lead: „W dniach [data] w [miejsce] odbędzie się konferencja [nazwa], poświęcona najnowszym trendom w branży [branża].”
• Osiągnięcia firmy:
  • Tytuł: „Firma [nazwa] zdobyła prestiżową nagrodę [nazwa] za innowacyjność”
  • Lead: „Firma [nazwa] została uhonorowana nagrodą [nazwa] za wkład w rozwój technologii [technologia].”

6. Rozpowszechnianie informacji prasowej

• Wyślij informację prasową do odpowiednich mediów (dziennikarzy, blogerów, influencerów).
• Udostępnij informację na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych.
• Skorzystaj z serwisów do dystrybucji informacji prasowych np. https://www.biuroprasowe.pl.
• Publikuj w lokalnych mediach informacyjnych.

7. Monitorowanie efektów

• Śledź publikacje w mediach, aby ocenić skuteczność swojej informacji prasowej.
• Analizuj statystyki odwiedzin strony internetowej i mediów społecznościowych.
• Przygotuj raport z efektów kampanii PR.

Czym nie jest informacja prasowa

Informacje dla mediów mają swoje ograniczenia w przekazie. Oto, czym nie jest informacja prasowa:

• Reklamą:
  • Informacja prasowa to nie miejsce na nachalną promocję. Jej celem jest informowanie, a nie sprzedaż. Język reklamowy i przesadzone zachwyty są tu nie na miejscu.
• Artykułem sponsorowanym:
  • W przeciwieństwie do artykułu sponsorowanego, informacja prasowa jest bezpłatna. Media same decydują, czy i jak wykorzystają przekazane informacje.
• Opinią:
  • Informacja prasowa powinna opierać się na faktach i danych, a nie na subiektywnych opiniach autora.
• Plotką:
  • Informacja prasowa musi być wiarygodna i oparta na sprawdzonych źródłach. Nie ma miejsca na niepotwierdzone informacje lub spekulacje.
• Prywatną korespondencją:
  • Informacja prasowa jest przeznaczona do publicznego rozpowszechniania. Nie zawiera poufnych informacji ani prywatnych wiadomości.
• Tekstem literackim:
  • Informacja prasowa ma za zadanie przekazać fakty, nie jest to miejsce na rozbudowane opisy i kwieciste zwroty.
• Materiałem objętym prawem autorskim:
  • Notatki prasowe nie podlegają ochronie prawa autorskiego.

Kluczowe różnice:

• Cel: Informacja prasowa informuje, reklama sprzedaje.
• Język: Informacja prasowa jest obiektywna, reklama subiektywna.
• Kontrola: Media decydują o publikacji informacji prasowej, reklama jest publikowana na zamówienie.